LA PIZZA 3: TRANSPARENCIA Y COMUNICACIÓN
ILUSIÓN: Esta es la emoción que siento mientras comienzo a escribir las primeras líneas de la tercera entrega de la Pizza Bevol. Por eso esta entrega será un poco más especial de lo normal, y vendrá acompañada de una sorpresa extra…
Antes de entrar en harina, me gustaría hacer un ejercicio de reflexión acerca del objetivo que hay detrás de cada uno de nuestros procesos de transformación.
Entramos a cada empresa con una idea clara: prototipar el futuro del trabajo y ayudar a que cada personita de la organización empiece a sentirse realizada con su trabajo. La esencia para esto es desarrollar juntos la significación dentro de la actividad de la empresa.
Trabajamos duro para cuestionar y eliminar toda burocracia que parezca irrelevante, rediseñamos cada proceso con la filosofía de menos es más, y evolucionamos la estructura hacia la descentralización, para multiplicar la eficiencia, la adaptabilidad y el compromiso (los equipos auto-gestionados es nuestra herramienta para conseguirlo).
La mayoría de empresas quieren conocer el impacto de una transformación en su cuenta de P&G (como es de esperar), y nuestro trabajo es ayudarles a poner la atención en aquello que dará lugar a esos beneficios económicos. Si nos centramos en trabajar las causas, los resultados vendrán solos. Las personas de la empresa son la clave de tu renacimiento: Empleados motivados y satisfechos -> clientes satisfechos -> €€.
Las otras dos ideas que caracterizan nuestra forma de enfocar una transformación son:
- El enfoque participativo: Una transformación conlleva cambiar muchos modelos mentales, habitos, creencias… Y para conseguirlo hace falta muuuucho esfuerzo. Sin embargo, a partir de nuestra experiencia hemos aprendido que cuando la transformación involucra desde las primeras etapas a todas las personas (idealmente incluso en la fase de diseño de la transformación) este esfuerzo es mucho menor, y el compromiso con el cambio es infinitamente mayor.
- Trabajo en ciclos de aprendizaje o sprints: Como no tenemos recetas mágicas la única forma de afrontar la transformación es a través de ciclos. Sentir-experimentar-definir (Además, estos ciclos nos permiten disparar la participación del resto de personas de la empresa).
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En las anteriores entregas os presentamos el modelo de la pizza , y sus ingredientes, entrando a profundizar en algunos de ellos – ¡cuéntame más!. Hoy continuamos con el viaje, con el orégano y los champiñones.
A ver si te suena algo de esto:
- Son comunes los malentendidos respecto a lo que hay que hacer, a quien lo debe de hacer, a lo que se ha hecho…
- Confusión respecto a la estrategia corporativa e incertidumbre respecto al futuro (“me siento como una mera marioneta”)
- Falta de colaboración y compromiso entre compañeros
- Profusión del rumor y de una cultura basada en la “confidencialidad” y la desconfianza.
- Lentitud en la implementación de cambios.
- Reuniones mucho más tediosas de lo esperado: largas y muy poco efectivas.
- Saturación de emails internos
Estos son algunos síntomas de que tu organización tiene deberes en los dos campos sobre los que vamos a charlar hoy: La transparencia y la comunicación.
HABLEMOS DE TRANSPARENCIA
Te invitamos a hacer un ejercicio. En la siguiente reunión en la que participes, cuando salga a conversación algún punto importante, di que ese tema es mejor no debatirlo ahora porque otro punto relacionado ha sido decidido esa misma mañana, y podría cambiar radicalmente la situación. Después, tras unos segundos de silencio tenso concluye diciendo que no puedes compartirlo en este momento.
¿Qué ha ocurrido? Muy raro sería que no te acabes de convertir en la persona más poderosa de la sala.
LA INFORMACIÓN ES PODER.
Posiblemente sea el producto mayor menospreciado de las organizaciones. Gestionada de forma incorrecta, generará sumideros de energía, ansiedades, malentendidos, inseguridades y finalmente comportamientos tóxicos. Es más, son muchos los “lideres” a quienes lo único que les mantiene en la posición de liderazgo es el poder del que gozan gracias a la información que poseen. Si quieres construir una organización imparable tendrás que deshacerte de este tipo de “liderazgo”…
La solución tiene un nombre muy bonito: TRANSPARENCIA. Para entenderla mejor, trasladémosla a un comportamiento. Para nosotros, Transparencia es asegurarnos de que cada persona que vaya a tomar una decisión tenga al alcance de su mano toda la información disponible para tomar la mejor decisión.
La pregunta que me viene a continuación es: ¿Es lo mismo Información que datos?
La respuesta es NO.
Información es dar sentido a los datos, interpretarlos y sacar conclusiones. A veces una misma persona podrá pasar de datos a información sin ayuda externa, otras necesitará que una segunda persona lleve a cabo el proceso. Cuando a un CEO le dan informes, rara vez se le aportan los datos sin acompañarlos de conclusiones.
Trabajar con transparencia es una filosofía, una actitud proactiva. Es luchar contra la asimetría de información.
¿Cómo podemos esperar que las personas sientan como suyo un proyecto o un trabajo del cual desconocen una gran cantidad de información, o al menos saben que es información que nunca podrán acceder?
¿CÓMO GESTIONAR LA INFORMACIÓN?
Según un estudio de la Universidad de San Diego, cada persona procesamos de media al menos 34GB de información. Cada vez somos vapuleados con más y más información y estímulos, por lo que cada vez es más valioso poder clasificar esa información entre la que te interesa y la que no.
En las organizaciones ocurre lo mismo. Generamos montones y montones de información, y a menudo resulta complicado poner foco y encontrar lo que realmente necesitas.
Por ello tenemos que construir un sistema de gestión de la información resiliente, diseñado para ayudarnos en el ejercicio de reunir toda la información disponible y seleccionar sólo aquello que necesitamos.
Los sistemas tradicionales están basados en la filosofía PUSH (Empujar). Esto quiere decir, que para las empresas que los usan la manera de intentar alcanzar transparencia es hacer llegar toda la información a todos (todos os que pensamos que puedan necesitarla). Te sonará la clásica cadena de emails con 30 personas en copia (y a menudo no emails de 2 o 3 líneas, sino de auténticas biblias).
Con los crecientes volúmenes de información que gestionamos hoy en día, trabajar con un sistema Push es altamente ineficiente, y además es un riesgo importante, porque en algún momento ya no será ni viable.
Como alternativa tenemos los sistemas Pull. En ellos es el receptor quien hace el movimiento de ir a buscar la información, la cual está disponible en una gran base de datos. La diferencia es que el receptor busca y selecciona exactamente lo que necesita, en vez de ser avasallado con un gran volumen de información, de la cual sólo le interesa un pequeño porcentaje.
Existen multitud de herramientas altamente eficientes hoy en día para construir un sistema Pull. La mayoría se basan en dos elementos muy sencillos: 1 base de datos, que vamos manteniendo actualizada, y un buscador basado en logaritmos inteligentes (incluso IA en algunos casos), que nos permite fácilmente encontrar lo que buscamos.
CULTURA DE APRENDIZAJE VS CULTURA DE ERROR
¿Os encontráis más a menudo buscando culpables o soluciones?
Otra de las grandes barreras para alcanzar una transparencia sana es la cultura del error. Cuando el entorno no es suficientemente seguro, tendemos a retrasar al máximo el compartir nuestros insights, compartiendo algo solo cuando está “perfecto”. Esto ralentiza el ritmo del negocio dramáticamente.
Deberíamos tratar de sustituir la cultura que premia al acierto y penaliza al error, por una cultura que premie al acierto y premie al aprendizaje.
ABIERTO POR DEFECTO
La última idea en relación a la gestión de la información es lo que llamamos “abierto por defecto”.
Las organizaciones (sobre todo las grandes) tienden a tener una política de gestión de información que podríamos calificar de restringido por defecto. Osea, el acceso a la información está restringido, y tenemos que solicitar permiso cada vez que necesitamos acceder a un directorio nuevo. El origen de esta filosofía es principalmente el miedo a los robos de información.
Nuestra propuesta es que le des la vuelta a la tortilla. Realmente esos robos son un porcentaje muy muy pequeño, que no compensa la ineficiencia a la que estás sometiendo a todo el sistema (además, si alguien se ha propuesto robaros información, el “restringido por defecto” no evitará que lo consigan).
Implementa una filosofía de abierto por defecto. Por supuesto habrá directorios que estarán restringidos, por RGDP o por ser datos sensibles, pero serán excepciones.
Además, la confianza que vas a generar en tus trabajadores será brutal, y poco a poco todos esos cuchicheos y habladurías desinformadas irán desapareciendo, porque al fin y al cabo, todo el mundo podrá comprobar su veracidad sin mucho esfuerzo.
HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
Me he extendido un poquitillo más de la cuenta (¡enhorabuena por llegar hasta aqui!), pero por fin llega la sorpresa. Estoy creando una lista con herramientas que seguro van a acompañar a la nueva era del trabajo (presencial, híbrido y remoto). Son herramientas creadas para aprovechar al máximo el potencial de un equipo, utilizando la tecnología.
COMUNICACIÓN SÍNCRONA
Uno de los retos más importantes que tenemos para mejorar la eficiencia de la comunicación es pasar de la comunicación asíncrona (emisor y receptor no están conectados al mismo tiempo a la conversación) a una comunicación síncrona (comunicación instantánea).
El mayor logro en este punto es abandonar el email para la comunicación interna, sustituyéndolo por alguna app de comunicación instantánea (como las que os presento aquí abajo).
Parece mentira cuanto tiempo te ahorra sustituir 5 emails por cinco mensajes de chat, y tu buzón de email se verá altamente beneficiado. Además, empezarás a tener visibilidad sobre si la otra persona ya ha leído tu mensaje, o sobre cuando te van a responder.
Por ello, si no lo has probado aún, no subestimes el potencial de este cambio y ¡pruébalo! Eso sí, para que funcione bien tendrás que ser firme y eliminar el email interno por completo (salvo contadas excepciones).
Estas son algunas de las aplicaciones más populares para este reto (os pongo en negrita las que personalmente me gustan más):
- Slack -> https://slack.com/intl/es-es
- Microsoft Teams -> https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-teams/group-chat-software
- Mattermost -> https://mattermost.com/
- Fleep -> https://fleep.io/
- Flock -> https://www.flock.com/
- rocket chat -> https://rocket.chat/
- Twist -> https://twist.com/es/home
- Ryver -> https://ryver.com/
- Discord -> https://discord.com/
Échales un vistazo, haz pequeños experimentos para probarlas y elige la que se adapte a tus necesidades. ¡Adiós a esas cadenas de email infinitas e insufribles!
PD: En este artículo he incluido sólo las herramientas relacionadas con la transparencia y la comunicación, pero si quieres recibir el Excel donde estarán todas apúntate aquí y te lo enviaré por correo ?